Selskabsarrangementer bør dog af bevismæssige grunde altid bekræftes skriftligt overfor bestilleren. 

Bekræftelsen er især vigtig for at undgå, at bestilleren senere nægter at have indgået aftale, eller hvis man efterfølgende ikke kan bevise, hvad der er omfattet af aftalen.

For at sikre sig bedst muligt skal bekræftelsen indeholde nøje angivelse af 

• Dato og tidspunkt for arrangementet, 
• Den aftalte menu, 
• Størrelsen af reservationsgebyr eller depositum.

Endvidere bør afbestillingsvilkårene være aftalt. Der kan henvises til et link, hvor vilkårene fremgår. Hvis der ikke er aftalt noget særskilt, kan man vedlægge folderen om branchens kutymer.

Reservationsgebyr eller depositum

Det kan ved reservationer være en god idé at kræve et reservationsgebyr eller et depositum. Et reservationsgebyr vil typisk være et beløb, hvormed gæsten sikrer reservering af et bestemt lokale, værelser, uden at det endelige antal deltagere eller den endelige menu er fastlagt. Reservationsgebyret får man ikke tilbage ved afbestilling, hverken rettidig eller ikke-rettidig, men det indgår som en del af den endelige afregning, når arrangementet gennemføres.

Depositum er delvis forudbetaling for et arrangement, hvor man kender antallet af deltagere og har aftalt menu og kuvertpris. Ligesom reservationsgebyret fratrækker man depositum i den endelige afregning, men i modsætning til reservationsgebyret tilbagebetaler man depositum ved rettidig afbestilling.