Ifølge bekendtgørelse om elektronisk afregning med offentlige myndigheder, der trådte i kraft den 1. februar 2005, skal fakturaer til offentlige myndigheder for ordrer indgået fra og med ikrafttrædelsesdagen sendes elektronisk enten via leverandørens eget edb-system eller via et såkaldt ”Læs Ind”-bureau.

Vedvarende kontrakter indgået før bekendtgørelsens ikrafttrædelse skal senest den 31. december 2005 være omfattet af bekendtgørelsen, med mindre dette er udelukket på grund af aftalens beskaffenhed.

For små og mellemstore virksomheder, dvs. virksomheder, der afregner moms kvartalsvis eller har en lønsumsafgift på under kr. 1.500.000,-, afholder det offentlige omkostningerne til ”Læs Ind”-bureauet. Prisen pr. indlæst faktura er i henhold til bekendtgørelse om ”Læs Ind”-service fastsat til kr. 6,- plus moms.
Større virksomheder, dvs. virksomheder der skal afregne moms månedligt (årlig omsætning kr. 15 millioner) eller har en årlig lønsumsafgift på over kr. 1.500.000,-, skal selv afholde omkostningerne ved anvendelse af ”Læs Ind”-bureauet. De to bekendtgørelser er udstedt i medfør af lov af 27. december 2003 om offentlige betalinger.

En række virksomheder, f.eks. vognmandsvirksomheders renovationsaftaler med offentlige myndigheder, har vedvarende kontrakter indgået før bekendtgørelsens ikrafttræden.

Fakturering af myndigheden skal som nævnt senest den 31. december 2005 ske elektronisk.

I det omfang større virksomheder anvender ”Læs Ind”-bureau, påføres virksomheden en meromkostning ved anvendelse af ”Læs Ind”-bureauet.

Bekendtgørelsen om elektronisk afregning blev offentliggjort den 7. oktober 2004. I hvert fald virksomheder, som har indgået vedvarende kontrakter med en offentlig myndighed før den 7. oktober 2004 har ikke haft reel mulighed for at indregne omkostninger til ”Læs Ind”-bureauer i kontraktsummen.

Det må dog være min konklusion, at leverandører med vedvarende kontrakter ikke overfor den offentlige myndighed kan overvælte meromkostninger ved brug af ”Læs Ind”-bureauet, med mindre der i kontrakten er taget forbehold herfor.

I vedvarende kontrakter er det sædvanligt at tage forbehold for prisstigninger, øgede produktions- og lønomkostninger og forhøjelse af eller indførelse af nye skatter og afgifter. Salgspriser i vedvarende kontrakter er som udgangspunkt bindende. Med mindre leverandøren har forbeholdt sig ret til at ændre prisen, er det udenfor tilfælde af force majeur leverandørens risiko, at der sker en stigning i leverandørens omkostninger til opfyldelse af den vedvarende kontrakt.

Det forhold, at det er køberen (det offentlige) af den vedvarende ydelse, der i henhold til bekendtgørelsen pålægger leverandøren meromkostninger til opfyldelse af kontrakten kan ikke med tilstrækkelig vægt give leverandøren hjemmel til at overvælte disse omkostninger på sin offentlige kontraktspartner.

Det er som nævnt sædvanligt i vedvarende kontrakter at aftale betalingstilpasninger af forskellig karakter og på forskelligt grundlag for eksempel øgede lønomkostninger, produktionsomkostninger og indførelse af nye eller ændrede skatter og afgifter.

Taksten for anvendelse af et certificeret ”Læs Ind”-bureau er for større virksomheder kr. 6,25 pr. fakturering. Meromkostningen ved anvendelse af ”Læs Ind”-bureauet må antages at være forholdsvis lille set i forhold til de løbende betalinger fra det offentlige i henhold til den vedvarende kontrakt.

En leverandør i henhold til en vedvarende kontrakt, der forsøger at overvælte meromkostningerne ved anvendelse af ”Læs Ind”-bureauer på sin offentlige kontraktspartner uden hjemmel hertil i kontrakten, kan næppe forvente at få medhold heri ved domstolene. En sådan retssag der vil have principiel karakter vil formentlig være så omkostningskrævende, at der ingen økonomisk gevinst vil være derved, selv ikke hvis leverandøren mod forventning måtte få medhold.

Derimod kan det anbefales leverandører, der udsteder forholdsvis mange fakturaer i løbet af et år (mere end en pr. måned) at søge at genforhandle kontraktens bestemmelser om fakturering med den pågældende offentlige myndighed.

Der er intet til hinder for, at større virksomheder i nye kontrakter overvælter faktureringsomkostninger til ”Læs-Ind” på den offentlige kontraktspartner, alternativt indregner disse omkostninger i kontraktsprisen.